Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Es ist uns ein zentrales Anliegen, Ihre Privatsphäre zu respektieren. Deshalb halten wir uns streng an datenschutzrechtliche Vorgaben, insbesondere an die EU Datenschutz Grundverordnung und das österreichische Datenschutzgesetz. Mit dieser Information gemäß Artikel 13 und Artikel 14 der EU Datenschutz Grundverordnung wollen wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Datenschutzechte Ihnen zustehen. Der Inhalt und der Umfang der Datenverarbeitung richten sich maßgeblich nach den jeweils mit Ihnen vereinbarten Leistungen.
Den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung erreichen Sie wie folgt:
Hilfswerk Niederösterreich Betriebs GmbH | Ferstlergasse 4 | 3100 St. Pölten | FbNr: 475069g
E-Mail: office@noe.hilfswerk.at
Telefon: 05 9249-0
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie wie folgt:
Datenschutzbeauftragte der Hilfswerk Niederösterreich Betriebs GmbH | Ferstlergasse 4 | 3100 St. Pölten
E-Mail: datenschutz(at)noe.hilfswerk.at
Telefon: 05 9249-30201
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, welche wir im Rahmen der Vertragsbeziehung (Dienstvertrag) von Ihnen erhalten.
Dazu gehören Ihre Stammdaten / Personalien (beispielsweise Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdaten), Angaben zur organisatorischen Zuordnung (beispielsweise dienstliche Anschrift, dienstliche Kontaktdaten, dienstliche/r Vorgesetzte/r, Kostenstelle), Angaben zum Dienstverhältnis (beispielsweise Eintrittsdatum, Vordienstzeiten, vereinbarte Arbeitszeit, vereinbartes Entgelt, Schriftverkehr), Angaben zur Bewerbung (beispielsweise Anschreiben, Lebenslauf, Motivationsschreiben), Angaben zur Arbeitszeiterfassung, Angaben zu Abwesenheiten (beispielsweise Abwesenheitsmeldungen), Angaben zum Dienstfahrzeug (beispielsweise Dienstfahrten mit Zeiten und Wegstrecken, Kennzeichen des Fahrzeugs), Angaben zu ausgegebenen Schlüsseln (beispielsweise Typ, Schlüsselnummer, Übergabebestätigung), Angaben und Aufzeichnungen zu konkreten Einsätzen (beispielsweise Art, Anzahl und Dauer der durchgeführten Leistungen), Angaben zu Fortbildungen (beispielsweise beantragte Fortbildungen), Angaben zu dienstlichen Mobiltelefonen (beispielsweise Hersteller und Typ des Geräts, Betriebssystem), amtliche Unterlagen (beispielsweise Meldezettel), fachliche Unterlagen (beispielsweise Einschulungsunterlagen), Dienstvertragsunterlagen (beispielsweise Dienstvertragsänderungen, Karenzvereinbarungen), Lohn- und Gehaltsunterlagen (beispielsweise Fahrtkostenvergü- tungen, Reisekostenabrechnungen), Ticketinformationen des IT-Helpdesks (beispielsweise Problembeschreibungen), IT-Informationen (beispielsweise Zugriffsberechtigungen) und Daten zur Erfüllung von rechtlichen Anforderungen.
Wir verwenden nur die notwendigen Daten. Somit benötigen wir im Einzelfall oft weniger als die oben aufgezählten Datenkategorien.
Je nach Art der Datenverarbeitung können die Empfängerkategorien unterschiedlich sein.
Innerhalb der Hilfswerk Niederösterreich Betriebs GmbH erhalten diejenigen Stellen bzw. Mitarbeiter/innen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen bzw. gesetzlichen Pflichten sowie berechtigten Interessen benötigen. Darüber hinaus erhalten von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (insbesondere IT-Dienstleister) Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten.
Bei Vorliegen einer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtung können öffentliche Stellen (wie beispielsweise Behörden, Fördergeber, Sozialversicherungsträger), Banken, Versicherungen, Vertragspartner, Wirtschaftsprüfer, Referenten im Rahmen von Fortbildungen, gesetzliche und freiwillige Interessenvertretungen sowie Organe der betrieblichen Interessensvertretung Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sein.
Wir verwenden nur die notwendigen Daten. Somit erhalten im Einzelfall oft weniger als die oben aufgezählten Empfängerkategorien Ihre Daten.
Erfüllung von Verträgen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b EU-DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung von Dienstverträgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung sind in erster Linie die Personalverwaltung- und Personalverrechnung sowie die digitale Personaladministration durch den Einsatz des Elektronischen Personalakts.
Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c EU-DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen. Das sind unter anderem arbeitsrechtliche Vorgaben sowie unternehmens- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (beispielsweise Arbeitnehmerschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz, Berufsausbildungsgesetz, Behinderteneinstellungsgesetz, Betriebliches Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz/Väterkarenz-Gesetz, GmbH-Gesetz, Unternehmensgesetzbuch, Bundesabgabenordnung).
Berechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO)
Soweit erforderlich, kann im Rahmen von Interessenabwägungen zugunsten der Hilfswerk Niederösterreich Betriebs GmbH oder eines Dritten eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von der Hilfswerk Niederösterreich Betriebs GmbH oder eines Dritten erfolgen. In den folgenden Fällen erfolgt beispielsweise eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen:
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a EU-DSGVO)
Wenn Sie in die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten durch uns eingewilligt haben, dann erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Der Abschluss, die Verwaltung und die Erfüllung der Verträge mit Ihnen sind ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich. Deswegen ist es notwendig, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen. Eine Nichtbereitstellung hätte zur Folge, dass die Verträge nicht rechtlich korrekt abgeschlossen bzw. abgewickelt werden könnten. In Einzelfällen ist es möglich, dass die Bereitstellung nur für die Wahrung unserer berechtigten Interessen (siehe oben) erforderlich ist.
Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Beendigung der Vertragsbeziehung oder bis zum Ablauf der für uns geltenden Gewährleistungs-, Verjährungs-, Schadenersatz- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die allgemeinen gesetzlichen Verjährungsfristen betragen zwischen drei und 30 Jahren. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind beispielsweise im Unternehmensgesetzbuch, in der Bundesabgabenordnung und im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch zu finden.
Darüberhinaus erfolgt eine Speicherung im Anlassfall bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach den Artikeln 15 bis 22 EU Datenschutz Grundverordnung zu: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen nach Artikel 14 Absatz 2 Buchstabe c in Verbindung mit Artikel 21 EU-DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung zu, die auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO beruht.
Sie haben gemäß Artikel 77 EU-DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde (der österreichischen Datenschutzbehörde) zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
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